Gerenciamento de recursos e produtividade || 157
What exactly is resource management and how does it benefit your company’s productivity? First, let’s define resource management as a method of identifying, strategically planning, allocating, and monitoring ALL of your company’s resources. These resources include your people, your equipment, your finances, and even your time spent on activities.
At Critical Connexion, we have found that resource management and productivity go hand-in-hand. That is, when you are identifying resources, strategically planning how they are allocated, and then monitoring their success, you can maximize the productivity of your employees, the effectiveness of your equipment, and the proficiency of your company’s overall performance. That way, you are achieving your company’s overall goals in the most efficient way possible, while also saving time and money by reducing waste.
Although there are many ways to connect resource management to productivity, you can start by reviewing the following:
- Compile what resources will be needed for a project (people, skills, budget, technology, etc.).
- Mobilize your team by communicating with those who have the specific skills you first identified and then determine if you need to bring anyone else in to fill any holes.
- Monitor the use of resources for effectiveness, efficiency, and forward progress.
These steps are the basics of resource management, but let’s delve even deeper into the importance of resource management and some specific techniques you can start implementing into your own company.
The Importance of Resource Management to Your Company
Você já sentiu que seus funcionários estão perdendo tempo e energia preciosos ao trabalhar e concluir projetos? Você acha que seus funcionários estão sobrecarregados, desengatados ou simplesmente exaustos? Se a resposta for sim e sim, você não está gerenciando seus recursos de maneira eficaz. Com o gerenciamento adequado de recursos e os dados certos que ilustram como seus recursos estão sendo utilizados, você pode revisar o seguinte:
Resource management is imperative to project management, as it reduces the time spent through proper planning and the overuse (or even abuse) or resources through allocation, utilization, and forecasting.
Your resource management will not help productivity unless you have a close examination and review of a project’s schedule, planning, and timelines. With proper resource management, and the right data that illustrates how your resources are being utilized, you can review the following:
- Uma avaliação das habilidades de seu funcionário: que tem as habilidades certas para o projeto, que pode precisar ser adicionado ao projeto e que não é necessário ou que está tendo tempo, trabalhando no projeto. É importante lembrar que os funcionários superutilizados provavelmente ficarão desencorajados, frustrados e exaustos. Onde seus funcionários estão cometendo o tempo, quais recursos estão sendo alocados e esses recursos estão sendo alocados adequadamente. Lembre -se de que os recursos não são apenas pessoas; Os recursos também são o que as pessoas estão usando, desde a tecnologia e as ferramentas até o dinheiro gasto. Isso inclui check-ins periódicos, diariamente ou semanalmente, dependendo da intensidade do projeto, para que você esteja monitorando continuamente o trabalho e o uso de recursos. Se você achar que as coisas estão saindo fora da tarefa ou novas informações, problemas ou problemas que não eram originalmente conhecidos no estado de planejamento, você precisará recalibrar seu plano.
- A specific plan and schedule: Without a detailed plan and schedule, you will not know what resources are available, needed, and used appropriately.
- Resource utilization: This is probably the most important step in resource management. Where are your employees committing their time, what resources are being allocated, and are these resources being allocated appropriately. Remember that resources are not just people; resources are also what people are using, from technology and tools to money spent.
- Resource allocation: Now you can identify the initiatives that take priority, whose skills are the best fit for the initiatives, and what resources should be used for the best productivity possible.
Be aware that none of these strategies will work unless you are in constant communication with your team. This includes periodic check-ins, whether daily or weekly depending on the intensity of the project, so that you are continuously monitoring their work and use of resources. If you find that things are going off-task or new information, issues, or problems arise that were not originally known in the planning state, you will need to re-calibrate your plan.
Quando o trabalho e o uso de recursos de seus funcionários estiverem totalmente visíveis, você pode agendar, planejar e gerenciar os recursos necessários para projetos específicos de maneira mais eficaz. Isso também significa que você terá mais controle sobre o momento da entrega de tarefas e tarefas na estrutura da sua empresa. No entanto, os benefícios certamente superam o trabalho necessário para planejar adequadamente projetos, alocar recursos humanos, tecnológicos e financeiros e monitorá -los de maneira eficaz. Ao contrário da crença popular, o gerenciamento de recursos não precisa de um grande investimento financeiro ou de tempo. Não apenas isso, mas uma vez que o gerenciamento de recursos for implementado corretamente, você provavelmente começará a ver os benefícios imediatamente. Discutimos anteriormente que superutilizar seus funcionários pode deixá -los frustrados e desencorajados com o trabalho deles. Esse desengajamento se conecta diretamente à produtividade, à medida que os funcionários que se sentem sobrecarregados e desengatados resultarão em A
Resource Management Techniques for Improved Productivity
If you are just diving into the resource management pool, it may seem like an intangible goal to achieve within your company. Yet, the benefits certainly outweigh the work needed to properly plan projects, allocate human, technological, and financial resources, and monitor them effectively. Contrary to popular belief, resource management doesn’t need a large financial or time investment. Not only that, but once resource management is properly implemented, you will more than likely start seeing the benefits immediately.
Proper resource management isn’t just about saving time and money. We discussed earlier that overutilizing your employees may make them frustrated and discouraged with their work. This disengagement connects directly to productivity, as employees that feel overwhelmed and disengaged will result in a Diminuir na produtividade (e possivelmente fraco desempenho). Portanto, vamos mergulhar em algumas técnicas específicas para você começar, para que você tenha funcionários felizes, além de economizar tempo e dinheiro. A alocação de recursos primeiro contempla as habilidades que cada pessoa traz para a tabela e, em seguida, aloca recursos adequadamente com base nessas habilidades. Isso garante que cada membro da equipe terá as ferramentas certas para o projeto certo. Não apenas isso, mas a alocação eficaz de recursos também reduzirá o desperdício e os custos, impedindo a localização geral de recursos e a subutilização dos esforços.
- Resource Allocation
We’ve already discussed how efficient resource management comes down to efficient people management, which is why resource allocation is more than just allocating resources to your team and hope they are used appropriately. Resource allocation first contemplates the skills each person brings to the table and then allocates resources appropriately based on those skills.
Once you have an allocation report of your team’s skills, then you can use this data to strategically allocate resources. This guarantees each team member will have the right tools for the right project. Not only that, but effective resource allocation will also reduce waste and costs by preventing the overallocation of resources and the under-utilization of efforts.
- Utilização de recursos
A alocação de recursos está diretamente conectada à utilização de recursos porque você adquiriu uma visão transparente sobre a capacidade da sua equipe de usar os recursos de maneira eficaz ao longo do tempo. Quais estão sendo subutilizados? Responder a essas perguntas importantes usando dados dos relatórios de utilização adequados economizará dinheiro e melhorará a eficiência, porque as cargas de trabalho da sua equipe são gerenciáveis e diretamente conectadas às suas habilidades individuais. Dessa forma, você pode criar planos mais eficientes para tarefas e projetos que, por sua vez, resultarão em melhor controle, organização e eficiência. Isso pode ser sobre quais recursos devem ser alocados no futuro, planejamento estratégico de projetos e até quais projetos devem ser priorizados em detrimento de outros. Sem dúvida, isso levaria a um melhor controle sobre projetos e tarefas.
What resources are being over-utilized? What ones are being under-utilized? Answering these important questions using data from the proper utilization reports will save money and improve efficiency because your team’s workloads are manageable and directly connected to their individual skills.
- Resource forecasting
Effective resource management means planning and forecasting the future. That way, you can create more efficient plans for tasks and projects which, in turn, will result in better control, organization, and efficiency.
Resource forecasting also helps with better decision-making and job control because your managers have the right data and insights available to make informed decisions. This could be about what resources should be allocated in the future, strategic planning of projects, and even what projects should be prioritized over others. This would undoubtedly lead to better control over projects and tasks.
Como você pode iniciar sua jornada de previsão de recursos? Primeiro, você deve analisar os dados históricos da sua empresa e comparar esses dados com as tendências no mercado. Isso o ajudará a fazer projeções futuras e a identificar possíveis conflitos, o que o ajudará a estimar quanto tempo é necessário para projetos futuros e quais recursos serão necessários. Lembre -se de que o gerenciamento de recursos significa planejar com antecedência para garantir que seus recursos sejam adequadamente equilibrados com projetos atuais e futuros. Haverá desafios com o gerenciamento de recursos, desde a tentativa de definir as expectativas apropriadas de seus funcionários e projetos, ao gerenciar sua capacidade de recursos em comparação com as demandas de tempo dos envolvidos nos projetos atuais e futuros.
Getting Started with Resource Management
Implementing the steps and techniques we discussed above isn’t difficult and just takes strategic planning and organization. There will be challenges with resource management, from trying to set the appropriate expectations of both your employees and projects, to managing your resource capacity versus the time demands of those involved in current and upcoming projects.
However, with the proper resource data you can understand the roles of your employees, the skills they have, and how they can complete projects in the most efficient way possible.
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